7 шагов при выборе WMS

Правильное решение может помочь улучшить качество сборки заказов, повысить отслеживаемость запасов и автоматизировать сбор данных. Выполните эти простые шаги при выборе WMS, и вы вскоре будете на пути к оптимизации складских операций.

Системы управления складом (WMS) могут быстро обрабатывать данные и управлять перемещением товаров по складу. Также они позволяют получать отчёты и поддерживают автоматизацию самых разных операций.

Выгоды от использования  WMS на складе

Потенциальные выгоды использования WMS включают в себя следующее:

-эффективное управление трудовыми ресурсами компании;

-отслеживание запасов и их прозрачность;

-точные инвентаризации;

-меньше ошибок при отборе;

-меньше возвратов;

-точная отчётность;

-более быстрая реакция на изменения;

-возможность получать данные удалённо;

-автоматическое пополнение;

-более высокий уровень сервиса;

-минимизация бумажного документооборота.

Перед тем, как начать внедрение WMS, вы должны быть уверены, что достигнете значительных конкурентных преимуществ благодаря ей. Такие системы требуют капиталовложения и увеличения производственных затрат; однако на самом деле самое важное, что требуется – это энтузиазм и ответственность всей команды сотрудников склада и высшего руководства, чтобы быть уверенным, что система настраивается правильно, используется должным образом и регулярно оптимизируется.

WMS не является быстрым способом решения проблем, и это больше, чем система управления запасами и инструмент сбора данных. WMS – это система, которая помогает автоматизировать ваши складские операции в той степени, насколько это вообще возможно.

IT-проекты должны быть оправданы, точно так же как и другие инвестиции в бизнес. WMS является в значительной степени тактической исполнительной системой, и поэтому необходимость её внедрения обычно проще обосновать, чем многие другие IT-проекты. Она формирует хорошую основу для стратегических изменений, но сама по себе всё-таки является тактическим инструментом.

Когда Вы решаете инвестировать в WMS, представленные далее семь шагов могут помочь вам выбрать лучшее решение именно для вашего склада.

Шаг 1.  Посчитайте ROI – окупаемость инвестиций

Процесс обоснования важен, потому что он помогает устанавливать бюджет для проекта и фокусироваться на функциональном соответствии системы вашим потребностям в процессе выбора поставщика системы.

Ключевые области, на которые стоит обратить внимание:

-потенциал WMS относительно увеличения точности остатков через уменьшение количества ошибок, способности предоставлять информацию в режиме реального времени и возможности непрерывного пересчёта остатков;

-потенциал для повышения производительности и сокращения затрат посредством увеличения эффективности труда, оборудования и использования площадей;

-ваша потребность в улучшении отслеживаемости товарного запаса: для WMS это практически побочный продукт того, что всё находится на своём месте;

-улучшение уровня сервиса благодаря лучшему контролю и большей точности отбора и отгрузки.

Чем больше стандартных операций, таких как перемещение паллет и отбор, выполняется на складе и чем больше там ячеек хранения, тем больший потенциал есть для ROI и тем более внушительным будет обоснование. Кроме того, на складах часто используется дорогое оборудование, поэтому оптимизация может помочь снизить расходы за счёт того, что будет требоваться меньше техники и трудовых ресурсов.

Из чего складывается цена WMS

Обычно цена проекта по внедрению WMS формируется из 4 основных составляющих:

Лицензии. Лицензии на программное обеспечение как правило покупаются по количеству пользователей — тех, кто будет работать за компьютером или с терминалом сбора данных. Некоторые поставщики сейчас предлагают различные модели, включая платежи по количеству совершённых в системе операцией и/или ежемесячные платежи, а не прямую, единоразовую оплату лицензий.

Услуги своих специалистов по внедрению. Такие услуги включают себя управление проектом, обучение сотрудников клиента и поддержку системы при вводе её в эксплуатацию.

Затраты на разработки. Здесь имеется в виду разработка дополнительного функционала, необходимого конкретному клиенту, например, интерфейсы для сторонних систем.

Расходы на техподдержку. Эти расходы обычно представляют собой ежегодный платёж, основанный на количестве лицензий и количестве доработок. Их сумма может значительно отличаться у разных поставщиков

Убедитесь, что поставщики, которых вы рассматриваете, обозначили цену каждой из представленных выше категорий. Попросите, чтобы они указали, какие цены являются фиксированными, а какие могут измениться в ходе проекта. Также не забудьте учесть скрытые затраты, такие как командировочные расходы и время на управление проектом.

Просуммируйте все затраты в электронной таблице, показав расходы на внедрение и стоимость владения на первые 5 лет. Результат может вас удивить.

Также не забудьте принять во внимание затраты на дополнительное техническое обеспечение и инфраструктуру, которые нужно учесть в бюджете проекта и ROI, несмотря на то, что скорее всего управление этими затратами будет происходить независимо от основного проекта внедрения.

Шаг 2. Определитесь, как вы будете взаимодействовать с потенциальными поставщиками

Современные WMS обычно очень легко конфигурировать даже конечным пользователям, и они должны быть способны работать практически с любым типом склада и процессами в нём.

Раньше одним из требующих времени и внимания этапов выбора WMS было написание приглашения на тендер или запроса коммерческого предложения. Это было важно, поскольку большинство систем того времени были очень ограничены по функциональности, и нужно было быть точно уверенным, что выбранная WMS сможет работать с процессами компании. Минусом написания этих документов является то, что невозможно заранее предсказать, какой функционал понадобится складу в будущем, поэтому в нём часто содержались избыточные, необоснованные требования.

Другой недостаток состоит в том, что многие поставщики просто не станут отвечать на подобные запросы, так как это потребует от них большого количества времени и ресурсов, которые они скорее предпочтут потратить на уже существующие проекты.

Шаблоны приглашения на тендер можно найти в Интернете, однако многие из них составлены поставщиками WMS, поэтому содержат такие вопросы, которые представят именно их продукт в наиболее выгодном свете. Сами поставщики WMS понимают это и поэтому относятся к ним с подозрением.

Шаг 3. Проанализируйте уже использующиеся в вашей компании информационные системы

Если у вашей корпоративной информационной системы уже есть модуль WMS, сначала проанализируйте его возможности. Даже если этот модуль будет и не самым функциональным, эти недостатки могут оказаться несущественными по сравнению с риском несовместимости новой WMS с вашей ERP-системой, которого удастся избежать.

Точно так же, если ваш склад является в большой степени автоматизированным — вы используете краны, конвейеры, системы сортировки — возможно, лучшим выходом будет рассмотреть WMS той же компании, которая предоставляет вам программное обеспечение для автоматизации данной техники.

Шаг 4.Определитесь, будете ли вы использовать собственную разработку или покупать решение у поставщиков

Собственные разработки достаточно редко являются жизнеспособными ввиду специфики рынка WMS.

Во-первых, компании, разработка и внедрение WMS для которых являются основным видом деятельности, могут разделить свои постоянные затраты между множеством клиентов.

Во-вторых, каждый из этих клиентов является как бы испытательным полигоном для их продукта и его новых версий.

Однако собственные разработки могут быть более подходящим решением в том случае, если требования к WMS слишком специфичны или требуют сложной интеграции с другими системами, используемыми в компании.

Шаг 5. Запросите информацию

Подготовьте короткий документ для запроса информации, не больше, чем несколько страниц.

В этом документе опишите свой бизнес, планируемое направление его развития, ваш склад, планы по развитию относительно склада, затем укажите в общих чертах, каких целей вы хотите достигнуть в результате внедрения WMS.

К этому моменту скорее всего у вас уже будет готова спецификация складских процессов, ключевые элементы которой, например, число погрузочных площадок, характеристики зоны комплектации и упаковочной станции, необходимые типы пользователей, являются идеальной основой для запроса на коммерческое предложение.

Также предоставьте информацию по количеству совершаемых операций в день, включая количество приходных заказов, операций по отбору, расходных заказов.

В запросе на коммерческое предложение попросите предоставить информацию о конечной стоимости проекта и сроках внедрения. Также попытайтесь получить данные по следующим пунктам:

-история развития компании;

-финансовая история и текущее состояние;

-количество клиентов, использующих их WMS в настоящее время;

-владелец прав на интеллектуальную собственность и код продукта;

-список клиентов;

-стоимость технической поддержки после внедрения;

-порядок оказания технической поддержки;

-планы по дальнейшему развитию.

Отправьте составленный запрос в 6-10 компаний-поставщиков.

Более пристальное внимание обратите на компании, у которых есть опыт внедрений WMS в вашей сфере – особенно важно это будет, если вы являетесь 3PL-провайдером: у поставщиков без опыта внедрений в таких компаниях вряд ли будет необходимый вам функционал. Также хорошим показателем будет опыт интеграции с ERP-системой, которой вы пользуетесь.

На данном этапе вам необходимо решить, будете ли вы покупать программное обеспечение и оборудование или воспользуетесь предложениями по аренде и будете внедрять систему на удалённых серверах.

Программное обеспечение как услуга (SaaS) WMS является веб-приложением, установленным и поддерживаемым сторонним поставщиком программного обеспечения на его защищённых серверах. Поставщик сдаёт систему в аренду многим клиентам, которые в свою очередь выбирают необходимые им модули программы и оплачивают только их.

Основные преимущества технологии SaaS следующие:

-низкая стоимость входа;

-сокращённые затраты на внедрение;

-работа в самой актуальной версии системы;

-улучшения, основанные на пользовательских запросах;

-гибкость функционала – можно легко подключать и отключать модули по мере необходимости.

Технология SaaS будет особенно привлекательна для стартапов и малого и среднего бизнеса, но также может быть полезна крупным компаниям, ищущим временные решения

Потенциальные недостатки SaaS WMS включают в себя риск плохих интернет-связей между компаниями и вопросы по защите информации.

 Шаг 6. Сформируйте короткий список

Создайте короткий список из трех – пяти поставщиков WMS.
Цена не является основным критерием на данном этапе, но может использоваться, чтобы исключить поставщиков, стоимость продукта которых превышает ваш бюджет.

Организуйте встречу с поставщиками в неформальной обстановке. Это поможет вам получить общее представление об их компании: насколько профессиональный они, как тщательно они слушают и реагируют на ваши потребности, и как хорошо они отвечают на ваши вопросы.

Прежде чем вы перейдёте к этапу демонстраций, сделайте ещё несколько проверок ваших потенциальных поставщиков. Это поможет вам отклонить неподходящих ещё на ранней стадии. Хорошим способом сделать это является референс-визит. Если у вас нет прямых контактов клиентов компаний из вашего списка, обычно поставщики сами помогают организовать подобные встречи.

Попросите потенциальных поставщиков сделать для вас целевую демонстрацию, сфокусировавшись в ней на том, что особенно важно для работы вашей компании, будь то какое-то сложное пополнение или специфичные технологии отбора. Также в процессе попросите их дать вам обзор стратегии дальнейшего развития их продукта.

Посетите главный офис, чтобы получить лучшее понимание их корпоративной культуры. Также спросите поставщиков, почему они считают, что именно они должны быть выбраны для вашего проекта.

Компания для референс-визита обычно выбирается поставщиком. Убедитесь, что опыт данной компании является релевантным для вас – что она имеет похожие бизнес-процессы.

После этого определите и оцените, какого необходимого функционала нет в предлагаемых системах. Запросите у поставщиков стоимость соответствующих доработок. После получения этой информации вы можете воспользоваться появившимися после референс-визита контактами текущих клиентов ваших потенциальных поставщиков, чтобы узнать у них, насколько тщательно поставщики выполняют подобные обязательства.

Шаг 7. Сделайте финальный выбор

Выберите самого подходящего поставщика WMS для своего склада. Используйте матрицу решений, приняв во внимание все критерии, которые Вы определили наиболее важными для себя.

7 Steps to Selecting a WMS / 7 шагов при выборе WMS

Источник: instocktech.ru